WP 1

beginmaand:

1

duurtijd: (maand)

24

totaal aantal mensmaanden:

5

Titel :

Communicatie- en projectmanagement

Betrokken partner :

BAAV/VRA (WP-coördinator en – uitvoerder)

Thomas More (WP-medeuitvoerder)

Mensmaanden :

3,8

2

Doelstellingen:

·        Dit werkpakket moet leiden tot

  • een stevige organisatorische onderbouw;
  • een geoliede samenwerking tussen de medewerkers;
  • een structurele en kwaliteitsvolle wisselwerking met respectievelijk stuurgroep en    gebruikersgroep;
  • doordachte coördinatie van de communicatie en de bijhorende ontwikkeling van basiscommunicatiekanalen;
  • een kwaliteitsvolle en onderbouwde projectrapportering naar het IWT evenals naar de interne stakeholders;
  • het beheer van de projectfinanciën.

 

Taken : beschrijving van de activiteiten, …

 

Taak 1 :

Organisatie van de samenwerking en afstemming tussen de projectmedewerkers

  • Organisatie van regelmatige vergaderingen van het projectteam .
  • Resultaten en leverbaarheden:
    •  30 teamvergaderingen per jaar.

Taak 2 :

Organisatie van de stuurgroep

  • Voorbereiden, organiseren en opvolgen van de bijeenkomsten.
  • Resultaten en leverbaarheden:
    • 4 stuurgroepvergaderingen per jaar.

Taak 3 :

Organisatie van de gebruikersgroep

  • Voorbereiden, organiseren en opvolgen van de bijeenkomsten.
  • Regelmatige individuele contacten met de (potentiële) leden van de gebruikersgroep.
  • Het verruimen van de gebruikersgroep.

Resultaten en leverbaarheden:

  • 2 gebruikersgroepvergaderingen per jaar.
  • 20-tal ontmoetingen per jaar met individuele leden van de gebruikersgroep.
  • - Jaarlijkse groei van de gebruikersgroep met een 5-tal leden.

 

Taak 4 :

Communicatie

  • Binnen de project website worden een aantal projectpagina’s aangemaakt. Ditwordt het interactieve informatiemoederschip van het project. De  site maakt daarbij volop gebruik van de zinvolle, eigentijdse extra’s van het internet: RSS newsfeed, koppeling aan sociale media, ... .
  • Via interactiemomenten (zoals seminaries en persoonlijke contacten met autocarondernemers) en documentatie verspreiden we de resultaten  voor de hele autocarsector maar ook de brede toeristische sector.

 

Resultaten en leverbaarheden:

  • Wekelijkse updates van website
  • Elektronische nieuwsbrief naar de autocarsector
  • Continue trendwatching en informatie via sociale media (Twitter, LinkedIn, ...)

                                          

Taak 5 :

Opvolgen van de projectfinanciën

·        D.m.v. de periodieke rapportering naar de stuurgroep en het IWT.

 

Resultaten en leverbaarheden:

  • Halfjaarlijks financieel overzicht (parallel met kalender stuurgroep).
  • Tussentijdse rapportering naar IWT.
  • Eenmalig eindverslag naar IWT.

 

Taak 6 :

Opvolgen van de projectrapportering naar het IWT en de interne stakeholders

·        D.m.v. de periodieke rapportering naar de stuurgroep, de gebruikersgroep en het IWT

 

Resultaten en leverbaarheden:

  • Jaarlijks 4 rapporteringen naar de stuurgroep.
  • Jaarlijks 2 rapporteringen naar de gebruikersgroep.
  • Halfjaarlijkse projectbarometer naar IWT.
  • Tussentijdse verslag naar IWT.
  • Eenmalig eindverslag naar IWT.

 

We vermelden hier enkel de leverbaarheden die gericht zijn naar en van direct nut zijn voor het doelpubliek:

  • L 1.1 Een projectwebsite die fungeert als kennis- en nieuwsplatform
  • L 1.2  Acht elektronische nieuwsbrieven per jaar